Arhiivinduslikult kujutab isikuandmete kartoteek endast kollektsiooni, mis on üle elanud mitmed riigikorrad ja koostamisprintsiibid. Kartoteegi esimesed kaardid pärinevad aastast 1919, viimased aga 1980. aastate lõpust. 1920. aastatel hakkasid Eesti Vabariigi Kriminaal- ja Kaitsepolitsei koondama andmeid isikute kohta, kes oma poliitilise meelsuse või kriminaalse tegevusega silma jäid. Nende seas olid piiririkkujad, salakaubavedajad, kommunistid ja nende tuttavad, salakuulamises kahtlustatavad, aga samuti Eestisse elama asunud isikud, Eesti Vabadussõjalaste Liidu liikmed jt.
Aastal 1940 võeti andmestik üle Eesti NSV Siseasjade Rahvakomissariaadi (SARK) poolt. Arhiivil, allutatuna SARKile, oli repressiivpoliitika teostamisel täita oma roll. NSVL SARK ja SARK Arhiivide Peavalitsuse ning NSVL Siseasjade rahvakomissari Beria poolt viseeritud korraldusega nr 288, 28. novembrist 1940 said Ukraina, Valgevene, Moldaavia, Karjala, Läti, Leedu ja Eesti NSV siseasjade rahvakomissarid ülesandeks sisse seada kartoteek kontrrevolutsioonilise ja nõukogudevaenuliku elemendi kohta. Sel moel määratleti arhiivimaterjalide kasutamine tshekistide operatiivtöös.
Kartoteek oli üleliidulise ulatusega ja alguse saanud 1939. aastal, kajastades 27 erineva "poliitvärvinguga" isikute kategooriat. 1940. aastal lülitati koondkartoteeki ka Eesti Vabariigi kontrrevolutsioonilise elemendi isikuloolised andmed. Esmalt laienes see mõiste endistele valitsuse liikmetele, kohtu, prokuratuuri jm administratsiooni süsteemi kuulunud isikutele, parteide liikmetele, politseinikele, ohvitseridele, kuid kaasas aastatega üha laiemat isikuteringi. Nõukogude korra vaenlase avastamise eesmärgil tuli kõik huvipakkuvad arhiivifondid süstemaatiliselt läbi vaadata. Selle töö tulemusel tekkinud isikuandmete kartoteeki nimetataksegi pigem KGB-kartoteegiks.
Fondide kaupa otsiti isikute kohta kompromiteerivaid materjale. Iga kahtlase isiku kohta vormistati kaart ees-, perekonna- ja isanime, sünniaja ning -koha, dokumendis fikseeritud töökoha ja ametiga, ühes viidetega igasugustele kompromiteerivatele sidemetele ja allikale. Olulist täiendust on pakkunud saksa okupatsioonivõimude poolt koostatud ja Eestisse jäetud kaardid, mis sisaldavad infot rindel hukkunud, haavatasaanud või vangilangenud Eesti kodanike kohta. Aga samuti nende kohta, kelle poliitiline usaldatavus oli kahtluse alla seatud. Seega on ühtsesse kartoteeki kokku sulatatud väga erinevad allikmaterjalid. Teatud osa kaartide koostamise alusmaterjalidest on praeguseks hetkeks hävinud, nende olemasolust teame tänu viidetele kaartidel.
Kartoteek ei koosne ühesugustest, vaid 30 eri tüüpi kaartidest. Selles on nii asutuste originaalkaarte (spetsiaalselt väljatöötatud blankett) kui kohandatud vorme. Samas esineb ka juhuslikule paberitükile vormistatud kaarte. Osa kaarte on kasutusel olnud asutusesisese abimaterjalina vajaliku isiku kohta käivate materjalide leidmisel. Tihti on aga kartoteegikaart ainus isiku kohta käiv dokument - tema kohta ei leidu toimikut ega infot teistes dokumentides.
Info neil eesti-, vene- ja saksakeelsetel kaartidel on küllalt varieeruv. Sama isiku kohta võib olla täidetud mitu, keskmiselt kuni 6 kaarti, kuid kaartide arv võib küündida ka 20ni ja üle selle. Kuna kaarte on lisatud ülipika perioodi kestel, ei valitse nende osas ühtlust. Ainuüksi fondide nimetused ja numeratsioon on aja jooksul korduvalt muutunud, osad neist parandustest on kaartidele kantud, teised aga mitte. Lisanduvad isiku- ja kohanimede erinevast kirjapildist ning nimede oskamatust transkribeerimisest tulenevad probleemid. Tekst kaartitele on enamasti kirjutatud käsitsi, kirjutusmasinal vormistatud kaarte esineb suhteliselt harva. Real juhtudel on kaartidele tehtud arusaamatuid märkusi. Paljud sellised esmalt juhuslikena näivatest märkidest on n.ö massi kasvades tähenduse saanud. Suure koguse andmete võrdlemisel ja analüüsimisel on taolistest märkidest väljakoorunud üsna olulist infot kandvad tunnused.
Aigi Rahi-Tamm