Pika aja jooksul erinevate võimude ja ametkondade poolt loodud kartoteek koosneb ca 30 eri tüüpi kaartidest. Selles on nii asutuste originaalkaarte (spetsiaalselt väljatöötatud blankett) kui kohandatud vorme. Samas esineb ka juhuslikule paberitükile vormistatud kaarte. Osa kaarte on kasutusel olnud asutusesisese abimaterjalina vajaliku isiku kohta käivate materjalide leidmisel. Tihti on aga kartoteegikaart ainus isiku kohta käiv dokument - tema kohta ei leidu toimikut ega muud infot teistes dokumentides.