2000. aastal alustati Eesti Riigiarhiivis asuva Isikuandmete kartoteegi (ka nn KGB-kartoteegi), täpsemalt isikuandmete kartoteegi põhjal andmebaasi loomist. Kartoteek, mis arhiivinduslikult kujutab endast kollektsiooni, on väga pika kujunemislooga ja üle elanud mitmed riigikorrad ning koostamisprintsiibid. Kartoteegi esimesed kaardid pärinevad aastast 1919, viimased aga 1980. aastate lõpust, kokku on kartoteegis ca 800 000 kaarti.
1920. aastatel hakkasid Eesti Vabariigi Julgeolekupolitsei, Kriminaalpolitsei ja Kaitsepolitsei koondama andmeid isikute kohta, kes jäid silma oma poliitilise meelsuse või kriminaalse tegevusega. Nende seas olid piiririkkujad, salakaubavedajad, kommunistid ja nende tuttavad, salakuulamises kahtlustatavad, samuti Eestisse elama asunud isikud, Eesti Vabadussõjalaste Liidu liikmed ehk vapsid jpt.
Aastal 1940 võeti andmestik üle Eesti NSV Siseasjade Rahvakomissariaadi (SARK) poolt. Arhiivil, allutatuna SARKile, oli repressiivpoliitika teostamisel täita oma roll. NSVL SARKi, SARKi Arhiivide Peavalitsuse ning NSVL Siseasjade rahvakomissari Beria poolt viseeritud korraldusega nr 288, 28. novembrist 1940 said Ukraina, Valgevene, Moldaavia, Karjala, Läti, Leedu ja Eesti NSV siseasjade rahvakomissarid ülesandeks sisse seada kartoteek kontrrevolutsioonilise ja nõukogudevaenuliku elemendi kohta. Sel moel määratleti arhiivimaterjalide kasutamine tshekistide operatiivtöös.
Kartoteek oli üleliidulise ulatusega ja alguse saanud 1939. aastal, kajastades 27 kategooriat erineva "poliitvärvinguga" isikute liigitamiseks . Sellesse kuulusid tsaari perekond ja ajutise valitsuse liikmed, valgekaartlased, sandarmid, men¨evikud, esseerid, välisriikide eriagendid jne. 1940. aastal lülitati koondkartoteeki ka Eesti Vabariigi kontrrevolutsioonilise elemendi isikuloolised andmed. Esmalt laienes see mõiste endistele valitsuse liikmetele, kohtu-, prokuratuuri- jm administratsiooni süsteemi kuulunud isikutele, parteide liikmetele, politseinikele, ohvitseridele, kuid kaasas aastatega üha laiemat isikuteringi. Nõukogude korra vaenlase avastamise eesmärgil tuli kõik huvipakkuvad arhiivifondid süstemaatiliselt läbi vaadata. Selle töö tulemusel tekkinud isikuandmete kartoteeki nimetataksegi pigem KGB-kartoteegiks.
Fondide kaupa otsiti isikute kohta kompromiteerivaid materjale. Iga kahtlase isiku kohta vormistati kaart ees-, perekonna- ja isanime, sünniaja ning -koha, dokumendis fikseeritud töökoha ja ametiga, ühes viidetega igasugustele kompromiteerivatele sidemetele ja allikale. Need isikud kanti eraldi nimekirjadesse, mis vormistati kolmes eksemplaris ning saadeti NSVL SARKi arhiivi, Siseasjade Rahvakomissariaati realiseerimiseks ja SARKi Arhiivide Peavalitsusse.
Eesti NSV Riigiarhiivi erifondide osakonna tööplaan aastaks 1941 nägi ette, et tshekistlik-operatiivtöö tarbeks uuritakse esmajoones läbi Kaitseliidu, Justiitsministeeriumi, Välisministeeriumi, Prokuratuuri, Sõjaväekohtu, Poliitilise Politsei, Isamaaliidu ja vapside materjalid. 1941. aasta jaanuarist maini võeti Eestis poliitvärvingute kartoteegis arvele 37 794 isikut ja vastati päringutele 27 597 isiku kohta. Sõja puhkedes töö ajutiselt seiskus, kuid jätkus 1942. aasta suvel NSVL tagalas Kirovis, kuhu olid evakueeritud osaliselt nii ENSV Riigi Keskarhiivi materjalid kui ka ENSV SARKi Arhiivide Talitus.
1940. aastal määrati ENSV SARKi Arhiivi Talituse ülemaks Bernhard Veimer, tema asetäitjaks toodi Moskvast septembris kohale Mihhail Organov, kellel olid julgeolekus töötamise kogemused olemas 1936. aasta märtsist., mis ilmneb ka tollases asjaajamist kajastavas dokumentatsioonis. Vahemärkusena olgu lisatud, et 1941. aasta suvel evakueerus NSVL tagalasse vaid neli arhiivitöötajat. Teekonnal jäid ellu M. Organov ja B. Veimer, teised hukkusid. Moskvasse saabuti 16. septembril, misjärel tegi Organov visiidi SARKi ja pani väga pahaks, et Veimer, kes samuti mõned päevad Moskvas viibis, ei pidanud oma kohuseks sealt läbi käia ja olukorrast ette kanda.
Sõja lõppedes jätkas Organov oma tegevust Eestis. Vastavalt SARK-RJRK (Riiklik Julgeoleku Rahvakomissariaat) käskkirjale nr 001222/00368 2. oktoobrist 1944 "Operatiivtöös kasutatavate riiklike arhiivide salajaste fondide materjalidega töö parandamise kohta", tuli viivitamatult organiseerida saksa okupatsiooni aegsete asutuste fondide läbitöötamine, et seejärel asuda kogu kontrrevolutsioonilise elemendi arvele võtmisele. Ühtlasi tuli kiiresti koostada saksa asutuste struktuur ning nende materjalide põhjal skeemid, mis olid süsteemi tundmaõppimiseks ettenähtud operatiivosakonna tshekistidele. Operatiivorganite poolt esitatud järelepärimistele tuli vastata 24 kuni 28 tunni jooksul päringu esitamise hetkest. Vastutas nende tööde eest sm Organov.
Olulist täiendust kõnesolevale kartoteegile on pakkunud ka saksa okupatsioonivõimude poolt koostatud kaardid, mis sisaldavad infot rindel hukkunud, haavatasaanud või vangilangenud Eesti kodanike kohta. Aga samuti nende kohta, kelle poliitiline usaldatavus oli kahtluse alla seatud jm. Seega on ühtsesse kartoteeki kokku sulatatud väga erinevad allikmaterjalid, ka need praeguseks hetkeks hävinud dokumendid, mille olemasolust teame tänu viidetele kaardil.
Üsna kahetsusväärne lugu on seotud Kaitseliidu arhiiviga. Tallinna pommitamise ajal märtsis 1944 sai kannatada Kaitseliidu Peastaabi ja malevkondade dokumentatsioon ajavahemikust 1925-40. Sõjajärgsel perioodil lootsid paljud endised Kaitseliidu liikmed, et nende seotust Kaitseliiduga ei suudeta tõestada ja nad pääsevad arreteerimistest. Kuid paraku olid ametnikud enne sõda läbi töötanud üsna suure hulga tules hävinud materjalist ja just nende poolt 1940-41. aastatel koostatud arvestuskaart oli piisav argument tuhandete isikute arreteerimiseks. Nõukogude jõuministeeriumidel oli 1944. aastal Eestisse saabudes vähemalt osaliselt ettevalmistatud nõukogudevaenuliku elemendi nimekirjad, mis võimaldasid aktiivset puhastustööd jätkata.
Mõned aastad tagasi otsisid Venemaa kesksed arhiivid - Vene Föderatsiooni Riiklik Arhiiv ja Venemaa Riiklik Sõjaarhiiv - taga NSVL SARKi Arhiivide Peavalitsuse erikartoteeki, mille kaartide arv võis mõningail hinnanguil ulatuda 10 miljonini. Lõpuks leiti selle erikartoteegi riismed - umbes 1,5 miljonit kaarti - Jalutorovskist. Praegu on selle kartoteegi kasutamine raskendatud, kuna osa kaarte on hävinud ning info, mis lisandus sellesse kartoteeki nii Eesti kui Eestiga seotud kodanike kohta, on hetkel elektroonilise sisestamise faasis.
Kõne all olev isikuandmete kartoteek on loodava Eesti rahvastikukaotuste registri selgrooks, mida täiendatakse teiste täpsustavate andmestikega. Kartoteek kajastab kõiki rahvastikukaotuste kategooriaid, olgu need siis Eestist ümberasujad, rindel langenud, erinevatel perioodidel ja viisil represseeritud jpt. Nende hulgast võib leida isikuid, kelle kohta puudub igasugune muu informatsioon teistes allikates.
Aigi Rahi-Tamm